Eriolukord on praktiliselt kõikide inimeste töökorraldust muutnud. Ei ole vahet, kas töötad väikeses tiimis või suures ettevõttes - eriolukord mõjutab meid kõiki. Kuna võimalusel oleme kolinud ümber kodukontorisse, siis näost-näkku suhtlus puudub ja tuleb leida suhtlemiseks teisi viise.
Asenda näost-näkku töövestlused videokõnedega
Kuna näost-näkku suhtlemine on hetkel välistatud ja meist enamus teevad tööd kodukontoris, siis on hea võimalus suhelda töökaaslastega videokõnes. Ka tavaline kõne on üks võimalus, aga see ei võimalda siiski näha töökaaslasi ega nende emotsioone kõne vältel. Videokõne on hea viis nägemaks töökaaslasi ja ühiselt suhtlemiseks. Videokõne saab teha nii kahekesi kui ka tuhandekesi - oleneb platvormist. Kõige parem on muidugi, kui kõik ettevõttes töötajad leiaksid ühise aja ekraani ette tulemiseks, sest nii on kõigi positsioon esindatud ja info jõuab rohkemate inimesteni. Videokõne eelised on veel teineteise emotsioonide nägemine ja isegi millegi toreda jagamine - näiteks saavad töökaaslased jagada omavahel uusi soenguid või näidata enda koduloomi.
Videokonverentsi programmid
Videokõne tegemiseks on tänapäeval juba väga palju võimalusi. Lähtuda tuleb sellest, kas videokõnes osaleb kaks või mitu inimest ja kas on võimalused tasuliseks programmiks. Kui videkõne soovitakse teha kahe inimese vahel, siis sobib selleks näiteks juba ammu tuttav ja tõenäoliselt paljudel olemasolev Skype või ka isegi Facebook Messenger videokõne. Suurematele tiimidele on mugavam kasutada näiteks Zoomi, Google Hangouts, Cisco Webex või 8x8. Paljud platvormid on tasuta ja lähevad tasuliseks, kui on vajadus lisada kõnesse rohkem inimesi või soovitakse paremat kvaliteeti. Osad platvormid võimaldavad ka salvestada videkõnet, mis on väga hea lisa neile, kes ei saa kõnes osaleda. Kindlasti leiab otsides veel programme, mis on nii tasuta kui ka tasulised.
Koosoleku läbiviimine
Koosolekut vii läbi nagu oleks tavaline koosolek. Ehk siis tee valmis kava ehk päevakord, pane paika eesmärgid, jaga antud infot töötajatega näiteks google calendar kaudu. Google calendari kaudu saab näha, kes koosolekul osaleb ja nemad saavad omakorda koosoleku enda kalendrisse lisada, et see ei ununeks. Kokku tasuks leppida, kes koosolekut peamisels läbi viib ja anda juba enne meilitsi teada, et koosoleku ajal oleksid mikrofonid kinni ja ei tekiks segavat müra. Osades videokõne programmides on võimalus kohe koosoleku läbiviijal mikrofonid kinni lülitada ja vajadusel teatud inimestel jällegi tööle panna. Võimalusel võiks koosoleku läbiviija viibida ka vaiksemas ruumis ja öelda pereliikmetele, et nad koosoleku ajal ei valmistaks smuutit ega võtaks tolmuimejaga tolmu. Ajakavast tasub kinni hoida, sest kui koosolek pikemaks venib, siis kaob ka töötajate tähelepanu ajapikku. Kindlasti oleks kasu ka peale koosolekut teha väike tagasisideküsitlus, et järgmine koosolek veel edukam oleks.
Eriolukord on paljudele sektoritele keeruline, kuid säilitada tuleb rahu ja leida alternatiive. Videokonverentsi programme on mitmeid ja erinevaid tasub proovida, et enda ettevõtte jaoks just sobiv leitaks. Mida parem on programm, seda paremini sujuvad koosolekud. Keegi ei taha äripartneritega suheldes pildilt ära kaduda või hakkiva heliga olla. Seega tasub võtta see aeg, et erinevaid programme katsetada ja leida see õige.